Основными категориями предпринимателей и предпринимательниц, которые обязаны использовать онлайн-кассы, являются: розничные магазины, супермаркеты, кафе, рестораны, бары, отели, туристические агентства, аптеки, парикмахерские и салоны красоты, медицинские учреждения и многие другие сферы деятельности.

Причинами введения обязательных онлайн-касс являются как финансовая, так и налоговая стороны вопроса. Во-первых, использование онлайн-кас позволяет минимизировать возможность фиктивных операций и незаконного уклонения от уплаты налогов со стороны предпринимателей. Во-вторых, электронная система регистрации продаж является прозрачной и надежной, тем самым обеспечивая заинтересованным сторонам (включая государство) доступ к информации о деятельности предпринимателей.

Кроме того, использование онлайн-касс сопряжено с упрощением бухгалтерских процессов и сокращением затрат на их обслуживание. Автоматическая запись и хранение информации о продажах позволяет предпринимателям и предпринимательницам значительно сократить затраты на трудозатраты, связанные с учетом и ведением бухгалтерии.

Однако, следует отметить, что все этапы внедрения онлайн-кассы требуют от предпринимателей дополнительных временных и материальных ресурсов для покупки и настройки оборудования, обучения персонала и соблюдения всех необходимых формальностей. Однако, эти расходы с лихвой окупаются благодаря упрощению бухгалтерских процессов и сокращению возможных финансовых потерь или штрафов.